Polscy przedsiębiorcy mają powody do zadowolenia. PSL i resort gospodarki kierowany przez wicepremiera Waldemara Pawlaka chcą, żeby paragony z kas fiskalnych firmy musiały przechowywać tylko przez 2 lata, a nie jak obecnie – przez 5. Zdaniem PSL, okres dwóch lat jest wystarczający do zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, niezbędnej ochrony konsumentów oraz interesów budżetu państwa.

– Za wprowadzeniem 2-letniego okresu przechowywania paragonów fiskalnych, przemawiają zarówno aspekty techniczne (papierowe kopie zwykle pozostają czytelne najwyżej przez 2 lata), jak i interes przedsiębiorców, a także oszczędności przy kosztach przechowywania tych dokumentów – argumentuje wiceminister gospodarki Mieczysław Kasprzak.

Jak jest teraz

Na podstawie art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz na podstawie §7 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania podatnicy są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności). W 2010 roku postanowieniami zawartymi w przepisach przejściowych do ww. rozporządzenia – na okres przejściowy do końca 2011 r. – Minister Finansów skrócił do 2 lat okres obowiązkowego przechowywania kopii paragonów na nośniku papierowym. Wprowadzenie tej ulgi związane było z trudnościami technicznymi, jakie mieli podatnicy z archiwizowaniem dużej ilości dokumentacji paragonowej i założeniem, że problem ten zostanie rozwiązany poprzez dopuszczenie w nowych przepisach stosowania kas rejestrujących, które umożliwią archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na nośnikach elektronicznych. Następnie w 2011 r. Minister Finansów zdecydował o przedłużeniu ww. okresu przejściowego również na rok 2012 – oznacza to, że skrócony 2-letni okres na przechowywanie dotyczy kopii paragonów papierowych potwierdzających dokonanie sprzedaży do końca 2012 r. Okres przejściowy nie ma zastosowania do kas fiskalnych nie wymagających drukowania kopii paragonów a umożliwiających ich archiwizowanie w pamięci elektronicznej kasy – w przypadku takich kas bez względu na przepisy rozporządzenia obowiązuje 5-letni okres przechowywania tych kopii w postaci elektronicznej. W związku z faktem, iż okres przejściowy dla drukowanych kopii papierowych obowiązuje do końca bieżącego roku, po 31 grudnia 2012 r. ponownie będzie miał zastosowanie § 7 ust. 1 pkt. 8 rozporządzenia MF, który zobowiązuje podatników do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 5 lat. Do tej pory MF nie przedstawił inicjatywy legislacyjnej przedłużającej okres przejściowy na kolejny rok. Obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej nie dotyczy podmiotów, które dokonują sprzedaży towarów lub świadczenia usług tylko i wyłącznie na rzecz firm i organizacji, organów administracji państwowej i samorządowej. Obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej dotyczy podmiotów realizujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym, chyba że obrót ze sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczył 40 000 zł (wówczas przysługuje zwolnienie z ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej).

Jakie korzyści niesie inicjatywa PSL i resortu gospodarki

Wygaśnięcie z końcem 2012 r. okresu przejściowego skracającego z 5 do 2 lat obowiązek przechowywania papierowych kopii paragonów fiskalnych wprowadza dużą niepewność przedsiębiorców co do przechowywania paragonów potwierdzających sprzedaż dokonaną po 31 grudnia 2012 r. Nie ma pewności, czy zwyczajem z ostatnich dwóch lat Ministerstwo Finansów zdecyduje o przedłużeniu – w drodze przepisów rozporządzenia – stosowania skróconego okresu również na kolejny rok. Nie sprzyja to stabilności i przejrzystości przepisów istotnych dla wykonywania działalności gospodarczej. Powrót do regulacji zobowiązującej do przechowywania kopii paragonów przez 5 lat spowodowałby zwiększenie kosztów działalności gospodarczej z tytułu ich składowania oraz magazynowania. Należy mieć na uwadze, że nie wszyscy przedsiębiorcy są w stanie zaopatrzyć się w kasy fiskalne umożliwiające gromadzenie kopii paragonów w postaci elektronicznej w pamięci kasy (i tym samym nie wymagające ich wydruku oraz przechowywania w formie papierowej). Kasy z wydrukiem papierowym to wydatek zazwyczaj kilkuset złotych, podczas gdy kasy umożliwiające rejestrację kopii wydruków na elektronicznym nośniku danych są zazwyczaj dwukrotnie droższe (najczęściej w przedziale 1200-2000 zł). Co prawda przepisy podatkowe przewidują refundację budżetu państwa z tytułu zakupu kasy fiskalnej przez przedsiębiorcę (90 proc. ceny kasy, ale nie więcej niż 700 zł – odliczenia można dokonać w składanej deklaracji VAT), ale nie dotyczy to sytuacji wymiany posiadanej już kasy fiskalnej na nową czy zakupu kasy po dniu powstania obowiązku ewidencjonowania (np. w przypadku rozszerzenia działalności). Ponadto kasy z rejestracją elektroniczną to zazwyczaj urządzenia bardziej skomplikowane w obsłudze niż kasy z papierowym wydrukiem kopii paragonu, wymagają też pewnej wiedzy z zakresu obsługi urządzeń informatycznych, co może być dużym utrudnieniem w szczególności dla osób starszych prowadzących działalność, które nie są biegłe w obsłudze urządzeń elektronicznych. Wprowadzenie przepisu rangi ustawowej utrzymującego na stałe 2-letni okres przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne byłoby zatem korzystne dla przedsiębiorców. Taki okres jest wystarczający dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, niezbędnej ochrony konsumentów oraz interesów budżetu państwa. Za jego wprowadzeniem przemawiają zarówno aspekty techniczne przechowywania tych dokumentów, jak i interes przedsiębiorców, którzy ponoszą koszty archiwizacji generowanych dokumentów. Według powszechnych opinii papierowe kopie paragonów w przeciętnych warunkach przechowywania pozostają czytelne najwyżej około 2 lat, w związku z powyższym utrzymywanie obowiązku ich przechowywania przez 5 lat jest bezcelowe i stanowi niepotrzebne obciążenie administracyjne. Dodatkowo naraża przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko podatkowe w sytuacji, gdy w trakcie prowadzonych przez organy podatkowe czynności kontrolnych okaże się, że kopie paragonów uległy fizycznemu zużyciu i są nieczytelne ze względu na naturalne czynniki niezależne od przedsiębiorcy. Konieczność przechowywania kopii paragonów fiskalnych wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorcy z tytułu ich składowania i magazynowania. Zapewnienie czytelności wydruków przez 5 lat wymaga zastosowania rolek papierów termicznych najwyższej jakości, co przekłada się na ich większy koszt dla przedsiębiorcy. Dodatkowo należy zapewnić odpowiednie warunki składowania, które zapobiegną blaknięciu kopii wydruków w okresie 5 lat (m.in. ochrona przed światłem) i zabezpieczą przed dostępem przez osoby niepowołane. Skrócenie – na stałe – okresu przechowywania kopii z 5 do 2 lat pozwoliłoby na zmniejszenie kosztów z tym związanych np. możliwość wynajęcia pomieszczenia o mniejszej powierzchni na składowanie rolek kasowych czy oszczędność miejsca w magazynie przedsiębiorstwa i możliwość wykorzystania zaoszczędzonej powierzchni do innych celów. Roczne oszczędności przedsiębiorców z tego tytułu mogą wynieść od kilkuset złotych w przypadku małych podmiotów do kilku czy nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych w przypadku większych podmiotów. Należy zwrócić uwagę, że dobowe raporty fiskalne pozostają w pamięci kasy i zawsze jest możliwość ponownego ich wydrukowania z raportem miesięcznym, co gwarantuje organom podatkowym dostęp do informacji, które znajdują się na kopiach paragonów fiskalnych.

Robert Matejuk