Z dniem 1 marca mit o niskich stawkach diet na podróże służbowe odszedł w zapomnienie. A to wszystko za sprawą rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. podpisanego przez ministra pracy i polityki społecznej. Dotyczy ono wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Wprowadzone przez resort pracy nowe regulacje prawne przyczyniły się do podwyższenia stawek diet przysługujących na delegacje służbowe. I tak, od 1 marca 2013 z dotychczasowych 23 zł dieta za dobę w krajowej delegacji służbowej wzrosła do 30 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów komunikacji podczas podróży (20 proc. diety) obecnie wynosi 6,00 zł, a za nocleg 150 proc. diety, czyli 45 zł.
Nie zawsze jednak dieta będzie przysługiwała pracownikowi w całości. Tego typu sytuacja będzie miała praktyczne zastosowanie w momencie, gdy delegacja trwa krócej niż dobę.
Uwaga! Za delegację trwającą poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje.
Za czas od 8 do 12 godzin spędzony w podróży służbowej przysługuje 1/2 diety. Pełna dietę otrzymamy dopiero po 12 godzinach spędzonych w delegacji. Jeżeli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą przysługuje pełna stawka, ale gdy kolejna doba będzie trwała do 8 godzin, należy się 1/2 diety, zaś powyżej 8 godzin otrzymamy już pełną stawkę.
Delegacja i dieta zagraniczna
Wyjazdy zagraniczne mogą się wydawać dość problemowym zagadnieniem z tego względu, że wysokość diety jest zróżnicowania w zależności od państwa, które jestem celem organizowanej delegacji. W związku z tym, poszczególne stawki zostały wymienione w załączniku do rozporządzenia uwzględniając aż 115 państw.
Dla delegacji zagranicznych przyjęte są nieco inne limity naliczania diet. Za podróży do 8 godzin, przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin dostaniemy jej połowę, a powyżej 12 godzin otrzymamy już pełną stawka.
Pracownikowi, który w delegacji miał zapewnione całodzienne wyżywienie przysługuje 25 proc. diety. Jeżeli tylko część wyżywienia była bezpłatna, to za śniadanie będzie 15 proc. diety mniej, a za obiady i kolacje – po 30 proc.
Zwrot kosztów noclegowych
By móc dochodzić zwrotu poniesionych kosztów noclegowych, pracownik będzie musiał przedstawić rachunek potwierdzający ich wysokość. Ponadto, kwota znajdująca się na nim, by została zwrócona za jedną dobę nie może wynieść więcej niż dwudziestokrotność stawki diety, a więc 600 zł. Warto przy tym pamiętać, że są to jedynie normy semiimperatywne. Zatem w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających wskazany limit.
W przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów, rachunków poświadczających poniesione wydatki, bądź udokumentowania nimi tylko części poniesionych kosztów, pracownikowi nadal będzie przysługiwało prawo do zwrotu nieudokumentowanych kosztów przejazdu, w wysokości ceny biletu środka transportu określonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem posiadanych przez pracownika ulg na przejazd.
Więcej niż jedno państwo docelowe
Na mocy znowelizowanych przepisów pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe podróży służbowej pracownika, w przypadku, gdy wykonuje on pracę nie tylko na terenie jednego kraju. Rozwiązanie to ma pozwolić na uniknięcie dotychczasowych wątpliwości pracodawców, co do stawki diety pracownika przemieszczającego się np. pomiędzy trzema państwami.
Zwrot kosztów leczenia ze środków pracodawcy
Obecne regulacje doprecyzowały zasady zwrotu kosztów leczenia chorego pracownika poza granicami kraju. Nowym paragraf wskazuje, że zwrot kosztów odbywa się ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielnych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.
Uwaga! Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie poza granicami kraju nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznej oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.